Vida Na Gaveta

Por quanto tempo guardar documentos e recibos para não correr o risco de ser cobrado duas vezes

BETINA MOURA

O hábito de arquivar comprovantes e recibos é uma necessidade. Deve-se sempre observar a vigência dos contratos, mas o Código Civil prevê prazos de prescrição - o tempo que alguém pode fazer cobrança. Dependendo do tipo de recibo, o prazo pode ser de até dez anos. "No código antigo, era ainda maior, de até 20 anos", conta Glauco Martins Bou Assi, do escritório Martins e Bou Assi Contabilistas Associados. Também é de dez anos o tempo previsto para que credores possam cobrar dívidas não-quitadas. O IPTU é um imposto que exige atenção. O prazo para contestação da prefeitura é de dez anos.

Já os comprovantes de contas de serviços, como água, luz e telefone, podem ser eliminados do arquivo após um ano. Depois disso, mesmo que não tenham sido pagas, não podem mais ser cobradas pelas operadoras. Em compensação, alguns papéis estão destinados a um longo período na gaveta. Esse é o caso dos documentos relacionados ao recolhimento do INSS, que serão usados para a aposentadoria.

Por comodidade, muitas pessoas optam por serviços que facilitam o dia-a-dia, como o débito automático em conta corrente e o pagamento de aluguel por depósito bancário. No primeiro caso, a solução é arquivar o extrato bancário junto com o boleto. No caso do aluguel, não tem jeito: o que vale mesmo é o recibo emitido pelo proprietário do imóvel.

PRAZO NO ARQUIVO
Por quanto tempo cada tipo de documento deve ficar na gaveta
GUARDAR POR 1 ANO
Apólices de seguros e comprovantes de pagamento
Extratos bancários
Contas pagas de serviços como água, luz e telefone (guardar extratos bancários que
comprovem débitos automáticos em conta) Boletos de seguros como de saúde, casa, vida ou automóvel
Comprovantes de pagamentos de multas de trânsito (pelo menos até o próximo licenciamento)
GUARDAR POR 3 ANOS
Recibos de aluguel
GUARDAR POR 5 ANOS
Taxas municipais e estaduais
Comprovantes de pagamento de planos de saúde
Recibos de mensalidade escolar
Comprovantes de pagamento de condomínio
Pagamentos de médicos, advogados, dentistas e outros serviços
GUARDAR POR 6 ANOS
Darfs
Declarações de Imposto de Renda
GUARDAR POR 10 ANOS
Comprovantes de pagamento de IPTU
ARQUIVAR POR TEMPO INDETERMINADO
Contratos e recibos de consórcio (ou até a oficialização de quitação da dívida total)
Recibos de pagamento de imóvel (ou até ter em mãos o registro da escritura no Cartório de Registro de Imóveis)
Notas fiscais de bens duráveis, como eletrodomésticos e automóveis (pelo menos enquanto estiverem na garantia)
Documentos relacionados ao INSS, FGTS e Carteira de Trabalho (que deverão ser usados para o pedido de aposentadoria)

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Fonte: Martins e Bou Assi Contadores Associados